MANUAL RESERVATION SYSTEM
Pada reservasi dengan system manual proses pembukuan dilakukan dengan menuliskan pembukuan pada suatu daftar atau dibuat dengan cara mengirimkan telex/fax ke suatu kota dimana pembukuan akan dibuat.
System hanya ini dapat dilakukan pada perusahaan-perusahaan penerbangan yang sedang dan kecil, karena tidak efisien bila volume booking yang akan dilakukan banyak sekali.
Proses pembukuan secara manual meriggunakan suatu daftar yang biasa disebut BOOKING CARD, dimana data-data informasi mengenal jadwal keberangkatan dan data calon penumpang ditullskan pada booking card tersebut.
Prosedur Reservasi dibedakan menjadi Prosedur Kantor Kota (RR) dan Prosedur Airport (KK).
1: Pembukuan
1. Data pembukuan yang diterima dari calon penumpang mäupun travel agent dicatat dalam BOOKING CARD.
2. Pembukuan yang dilakukan oleh Online Station maupun Offline Station harus menggunakan reference number: A BCD
A: Initial kota asal keberangkatan
B: Tanggal keberangkatan
C: Bulan keberangkatan
D:Optional
3. Rekapitulasi pembukuan yang ada dalam suatu flight dimasukkan ke dalam BOOKING PLANG.
4. Status pembukuan harus menggunakan status/action code standar IATA Code.
2. Administrasi/ Filing
1. Pembukuan yang dibuat harus didatakan ke dalam BOOKING CARDdan harus di-file dalam BOX BOOKING CARD/Ordner sesual tanggal keberangkatan segment pertama dan juga dipisahkan reservasi yang mempunyai status Waiting List (WL), Confirm (HK) maupun Cancel (XX).
2. Tiap BOX
3. BOOKING PLANG/Passenger List harus di-ile menurut tanggal. Batas waktu penyimpanan data penumpang adalah 90 hari setelah tanggal penerbangan terakhir.
3. Seat Allotment
1. Standard allotment hanya akan didistribusikan kepada kota-kota yang disinggahi dalam satu flight number, Kota-kota yang mendapatkan allotment disetbut sebagai On Line Station, dan yang tidak mendapatkan allotment disebut Off Lirie Station.
2. Adjustment atas allotment dilakukan dalam jangka waktu dan kondisi tertentu.
3. Bila ada permintaan/kebutuhan seat yang melebihi allotment atau permintaan group booking yang melebihi allotment, maka harus dikoordinasikan terlebih dulu.
4. Pembagian pendistribusian dan koordinasi dari standard allotment maupun adjustment allotment dilakukan oleh Reservation Control (RC).
MEKANISME KERJA MANUAL RESERVATION
1. Pembukuan Pada On Line Station.
I.
a. Jika menerimna telepon setelah deringan pertama ucapkan Greetings "SRIWIJAYA AIR SELAMAT PAGI/SIANG/SORE DENGAN (sebutkan nama) BISA DIBANTU" dengan nada suara ramah dan sopan.
b. Tanyakan maksud penelepon, jika membutuhkan informasi berikan semua informasi yang dibutuhkan, jika ada 'yang sebentar, dan kurang paham agar meminta tunggu menanyakan kepada supervisor,
C. Jika penelepon ingin memesan tempat layani permintaan sebagai berikut:
Petugas RR yang menerima pembukuan harus memasukkan data-data, pembukuan penumpang
selengkapnya (nama, rute,
Disrik atau GSA yang mendapatkan seat allotment pada rute yang di inginkan penumpang dapat langsung Memberikan status FS (Free Sales) sesuai dengan batas Jumlah allotment yang ada.
II. Pre Flight
Pada 3 s/d 1 hari sebelum tanggal
keberangkatan dilakukan pre
Flight terhadap nama-nama penumpang yang sudah confirm dan harus sudah isuse ticket, pada saat ini kota lain yang berhubungan dengan kota keberangkatan harus juga Mendistribusikan nama-nama penumpang, untuk kemudian Direkapitulasi oleh kota keberangkatan ke dalam BOOKING PLANG dan dilaporkan kepada RC.
III. Modifikasi Reservasi
Setiap perubahan reservasi harus segera didatakan pada BOOKING CARD untuk di proses lebih lanjut sesuai Ketentuan seperti saat membuat pembukuan.
Pembatalan pembukuan juga didatakan pada BOOKING CARD dengan Mencantumkan nama. Yang melakukan Pembatalan tanggal dan jam “dilakukan’ pembatalan untuk Kemudian diproses internal.
IV. Time Limit
Mengikuti ketentuan yang dikeluarkan Marketing & Sales.
V.
+ Setiap permintaan SSR (meals, WCHR, etc) harus Dimasukkan ke dalam BOOKING CARD.
+ Setiap OSI (VIP, CHD, INF) harus dimasukkan ke dalam BOOKING CARD.
+ Setiap permintaan SSR dan OSI harus dilaporkan ke RC Untuk dapat dikoordinasikan dengan pihak Airport.
+ Rermintaan_Special Meal harus sudah diterima RC minimal 24 Jam sebelum keberangkatan.
VI. Rekonfirmasi
+ Adalah hal yang harus dilakukan oleh penumpang dengan pembukuan pasti ditempat perjalanan akan dimulal, untuk memastikan kembali rencana penerbangannya.
sebelumn
+ Rekonfirmasi dilakukan minimal 24 jam sebelum keberangkatan.
+ Distrik/GSA setelah menerima laporan rekonfirmasi harus mengganti status action code pada BOOKING CARD HK menjadi RR.
+ Penumpang yang perjalanannya dimulai kurang dari 24 jam rekonfirmasi tidak diperlukan.
VII. Pembatalan/Perubahan Jadwal Penerbangan
Jika ada pembatalan/perubahan jadwal penerbangan, maka kota keberangkatan diwajibkan untuk mengirimkan data penumpang yang dibukulkan oleh kota-kota lain ke kota tersebut.
Contoh:
Rute PKU-MES, jika ada pembatalan/perubahan jadwal Penerbangan maka yang wajib untuk memberitahukan adanya informasi tersebut, adalah kota PKU. Petugas RR PKU mensortir pembukuan yang dibuat oleh kota mana saja dan didistribusikan nama-nama penumpang ke kota-kota tersebut agar dapat langsung di informasikan kepada agent atau penumpang langsung.
2. Pembukuan Pada Off Line Station.
+ Setelah menerima dan mengisi BOOKING CARD untuk rute lain tersebut yang tidak dimiliki allotment-nya, maka BOOKING CAR diberikan ke operator untuk dilakukan pembukuan ke kota yang memiliki allotment tsb dan dimintakan konfirmasi seatnya.
+ Status pembukuan di rute tersebut harus dimasukkan sebagal NN" sebelum diberikan kepada petugas operator dan setelah confirm, maka status tersebut diubah menjadi KK', Apabila status maslh waiting list dimasukkan sebagai UU' dan jika sudah tidak blsa sama sekali dimasukkan sebagai 'UC'.
+ Petugas operator harus mengembalikan BOOKING CARD tersebut kepada petugas RR agar dapat diinformasikan status pembukuan yang dimintakan kepada calon pax atau travel agent. +
+ Setelah diinformasikan status pembükuan tersebut harus dirubah Lagi menjadi “HK” (Holding Confirm), “HL” (Holding List) dan XX” (Cancel).
3. Penerimaan Pembukuan Dari Off Line Station.
+ Adalah pembukuan yang dilakukan oleh Distrik/GSA yang. Tidak Memiliki allotment dan dimintakan melalui fax/internet dengan Menggunakan BOOKINC CARD.
+ Petugas operator menerima pembukuan dari petugas operatoor Kota lain dan mnemasukkan data reservasl penumpang ke dalam BOOKING CARD dengan tidak lupa menanyakan Arrival Flight ke Kota tersebut.
+ Bila alamat/contact tidak ada, maka petugas wajib menekankan Kepada penumpang untuk melakukan konfirmasi.
+ Setelah diberikan kepada petugas RR, dilakukan proses Internal Dan diberikan status pembukuan seperti pada butir-butir di Pembukuan Pada Off Line Station di atas.
+ Petugas RR mengembalikan BOOKING CARD tersebut ke petugas Operator untuk diinformasikan kepada petugas operator di kota Yang meminta pembukuan tersebut, untuk selanjutnya diproses Ulang seperti pada butir-butir di Pembukuan Pada Off Line Station Di atas.
+ Bila penumpanç tiba dengan transportasi darat, makà keterangan cukup di tulis 'SURFACE diikuti dengan tanggal tiba. bila Penumpang tidak dapat memberikan keterangan dengan apa akan Tiba, cukup ditulis ‘ARNK’ (Arrival Unknown).
4. Kontrol Reservasi
a. Standard Allotment
Antara periode >7 hari sebelum keberangkatan distrik online Membuat reservasi sesuai dengan seat allotmentnya.
b. Adjustment Allotment
Antara 7-3 hari sebelum keberangkatan akan dilakukan seatAdjustment untuk standard allotment yang dimiliki agar dapat memaksimalkan Pembukuan per Daerah. Penyesualan ini Dikoordinasikan oleh RC.
C. Pelaporan dan Kontrol Pembukuan
Antara 3-1 hari sebelum keberangkatan distrik melalui staff RR Diharuskanmelakukan pre flight berdasarkan nama-nama Penumpang yang sudah pasti berangkat. Pada saat ini pre flight dilakukan dengan seksama dan peumpang yang reservasinya SUdah confirm diharuskan issued ticket. Pada saat ini distrik-distrik yang berhubungan dengan distrik keberangkatan wajib mengirim daftar nama penumpangnya ke distrik keberangkatan.
D. Kontrol Terpusat
.
Pada Satu hari sebelum keberangkatan semua sIsa sed allotment/inventory yang ada di berikan kepada distrik keberangkatan online. Dan apabila ada tambahan reservasi maka distrik lain meminta kepada distrik bersangkutan.
+ Pada 12 jam sebelum keberangkatan distrik yang bersangkutan wajib mengirimkan list nama penumpang yang akan berangkat kepada RC untuk dilakukan monitoring.
E. Pengiriman List
Pada satu nari sebelum keberangkatan RC mengirimkan PNL ke Airport. Jika pada 3 jam sebelum ETD ada tambahan penumpang maka disarankan GOSHOW ke airport.
RC akan mengirimkan ke Airport:
1. PNL :1 hari sebelum ETD
2. ADL :3 jam sebelum ETD
f. Komunikasi
+ Semua penulisan dokumen harus dengan huruf cetak/capital dan sesuai dengan standard IATA.
+ Penggunaan bahasa yang sopan, jelas dan singkat serta komunikatif.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar