macam-macam reservasi penerbangan

RESERVASI CONTROL (RC)

2. Monitoring & Supervising Reservation Process.

+Memiliki wewenang penuh untuk mengawas proses reservasi sesuai dengan prosedur yang berlaku yang telah ditetapkan perusahaan. 

+Berhak memberikan teguran kepada staff reservasi/distrik yang nembuat kesalahan dalam pembuatan pembukuan yang tidak sesuai dengan prosedur yang berlaku, balk teguran lisan maupun tertulis.

+ Memastikan bahwa seluruh pembukuan yang dibuat telah sesual dengan format baku/standard yang telah dimlllkl oleh perusahaan, seperti; penulisan nama penumpang, sector diterbangi, time limit/nomor yang ticket,nomor telephone/contact pax, serta informasi lainnya yang dlanggap perlu.

+ Berhak melakukan blockseat jika ada permintaan khusus atau jika diperlukan.

+ Berhak untuk membatalkan pembukuan yang tidak sesuai Prosedur, seperti; blockseat/dummy pnr, time limit expired, double booking.

+ Berhak meminta konfirmasi ulang kepada staff reservasi terhadap pembukuan yang dianggap masih diragukan kepastiannya.

+ Menginformasikan kepada airport yang bersangkutan jika ada permintaan khusus dalam pembukuan,seperti penumpang VIP, UMNR, WCHR Request, overbooking dsb. Sehingga airport bersangkutan dapat mempersiapkan diri dan mengambil langkah-langkah yang diperlukan.

+ Memonitor keadaan atau posisi pembukuan pada tlap flight.

+ Melaksanakan penyediaan seat space yang dmlnta baglan penjualan, perwakilan lain atau sales agent.

+ Memeriksa dan menindak lanjuti setiap message yang masuk baik melalul ZZ MSG ataupun melalul teletype reject.Mengirimkan message-message perubahan mengenai Schedule yang bersifat harian.

3. Working With Queue.

Setiap staff Reservation Control dituntut untuk terbiasa dan mampu bekerja serta mengerti dalam hal mengerjakan queue yang file folder tersebut terdapat reservasi yang memerlukan merupakan yang merupakan file folder, dimana di dalam tlap-tlap penanganan berbeda-beda. Queue tersebut merupakan yang sarana kerja yang harus selalu dimonitor dan ditlndak lanjuti agar Proses Reservasi dapat berjalan lancar. Queue itu sendiri ada yang bersifat generate queue dimana reservasi akan secara otomatis dimasukkan ke dalam masing-masing queue oleh system, contohnya; queue SC (Schedule Change) gueue VP(VIP passenger), queue SR (Special Service Requirements), queue GR (Group Booking Recap). Selain itu ada pulá queue yang bersifat non generate queue, dimana reservasi harus dimasukkan secara manual oleh operator ybs ke dalam queue, contoh: queue GQ (General Queue).

4. Local Helpdesk

Setiap staff RC dituntut untuk mampu menjadi panutan dan tempat timbul serta menyelesaikan masalah-masala yang bertanya berkaitan dengan reservasi (local helpdesk). Kemampuan untuk cepat akan sangat dapat menyelesaikan masalah dengan membantu dan sangat mempengaruhi kelancaran proses reservasi.

5. Monitoring & Supervising Group Booking

Group Booking ini memerlukan penanganan khusus dan tersendiri dikarenakan menyangkut jumlah penumpang yang besar/banyak space di pesawat secara yang dapat mempengaruhi seat keseluruhan. Jika group booking cancel/batal pada saat mendekati hari keberangkatan, maka akan berakibat banyak empty seat pada hari keberangkatan yang akan merugikan bila dilihat dari segi pendapatan bagi perusahaan. Tugas lainnya adalah:

+ Memberikan atau mengkonfirmasikan pembukuan group yang lebih dari 9 (sembilan) pax pada suatu pembukuan.

+ Memonitor group boking tersebut dengan memberikan reminder "option" pada setiap pembukuan group. 

+ Membatalkan pembukuan group yang tidak melakukan deposit sampai dengan batas waktu yang telah ditentukan.

6. Coordination With All Departement/District/Airport

 + Menyarankan perubahan - perunahan penerbangan yang diperlukan sehubungan dengan kondisi penjualan.

+ Membantu dan berkoordinasi dengan distrik- distrik, terutama di distrik yang belum on-line dengan system dalam hal penyediaan seat space.

+ Berkoordinasi dengan airport jika ada hal-hal penting yang perlu diketahui oleh pihak airport.

+ Membantu semua bagian dalam hal yang berhubungan dengan kegiatan atau proses reservasi.

7. Close-Out Flights Before DCS Online/Airport Handling

Close Out Flights sangat besar pengaruhnya bagi system, karend

berhubungan dengan actual data penumpang yang onboard pada

tiap flight.

+ Melakukan close.out untuk flight yang belum dapat dilakukan oleh distrik setiap harinya.

+ Memasukkan semua data-data pembukuan yang noshow maupun goshow ke dalam system guna mendapatkan data akurat mengenai jumlah total penumpang yang onboard.

+ Monitoring close-out flight terhadap distrik yang telah melakukan close out sendiri.

+ Monitoring data Passenger Handling Report yang dikirim oleh distrik apakah telah sesuai dengan data yang ada dalam system, serta meminta data Passenger Handling Report kepada distrik yang belum mengirimkan.

+ Melakukanpembinaan terhadap seluruh distrik dalam melakukan close out flight secara benar.

8. Report to Management

+ Membuat laporan bulanan berkenaan dengan noshow/goshowjonboard penumpang. 

+ Membuat laporan harian posisi pembukuan (Booking Position).

+ Membuat laporan harian perkembangan pembukuan (Booking Progress).

9. Filing/Administrations

+ Fling daily passenger load estimate (PLE)

+ Filing daily revenue passenger boarded (RPB)

+ Filing incoming and outgoing ZZ Msg.

+ Fiing fare and allotment document.

+ Filing schedule documents.

+ Filing incoming and outgoing official letters.

10.Prefilight Check All Flights

Preflight check ini.merupakan saląh satu bagian penting yang akan mempengaruhi tingkat seat occupied di pesawat, karena baglan inilah yang nantinya akan menghubungi para penumpang guna meminta kepastian status keberangkatannya. Hal ini akan berpengaruh untuk mengurangi tingginya tingkat noshow yang terjadi di airport pada hari keberangkatan.

+ Berkewajiban melakukan preflight check 1 - 7 hari sebelum reservatlon limit, keberangkatan (time booking,dupe procedure, allotment dan group pnr).

+ Memberikan informasi kepada seluruh distrik melalui zz Msg bila terjadi perubahan-perubahan yang berhubungan dengan pembukuan/reservasi penumpang, sepert: perubahan jam pembatalan keberangkatan, perubahan class of service penerbangan, dll.

11. Noshow Handling

+ Menindak lanjuti pembukuan penumpang yang noshow dan mengkonfirmasikannya kepada office atau distrik yang bersangkutan.

+ Memberikan peringatan kepada staff pre-flight check melalui Special Service Requirements (SSR) dalam permbukuan penumpang jika penumpang tersebut memiliki rute kembali (return segment) guna mencegah terjadinya noshow untuk sector kembali.

CODE OF RESERVATION ETHIC

Kesalanań-kesalahan dalam penanganan reservasi penumpang dapat mengakibatkan ketidak percayaan penumpang, menimbulkan image yang jelek terhadap perusahaan, bahkan dapat mengakibatkan berkurangnya pendapatan perusahaan penerbangan tersebut. Jadi penggunaan Reservasi secara disiplin adalah sangat utama.

Pembukuan yang akurat dan lengkap mencakup rute perjalanan dan seluruh permlntaan penumpang harus dibukukan secara benar dan tepat untuk menghindari kekecewaan calon penumpang. 

Seluruh perjanjian harus dilakukan sesuai dengan sopan santun berbisais dan selalu diingat untuk melakukan secara baik dan benar.

AIRLINE RESPONSIBILITY

+ Harus mengikuti standar reservasi.

+ Jangan pernah membuat pembukuan double/ganda untuk  penumpang yang sama.

+ Bila pembukuan group tidak memperoleh konfirmasi, jangan pernah membuat pembukuan perorangan untuk rombongan tersebut.

+ Selalu memintakan contact atau alamat tempat penumpang dapat dihubungi.

+ Bila penumpang minta pembatalan lakukan dengan cepat, agar seat dapat dijual kembali.

+ Keluarkan ticket sesuai dengan pembukuannya/reservasi pada PNR.

+ Periksa dengan teliti reservası, apakah sudah sesuai dan cukup waktu jika ada connecting flight (flight lanjutan).

+ Laporkan segera semua data yang sudah diperoleh.

Tambahan  untuk pembelajaran.

Istilah-istilah Penting :

+Itinerary. Rencana perjalanan penumpang dari awal sampai akhir.

 + Leg .Jarak antara dua point yang diterbangi dengan satu flight number (nonstop).

+ Segment. Bagian dari perjalanan penumpang (satu leg atau lebih) yang diterbangi/diterbangkan oleh     satu flight number.

+ Portion. Bagian dari Itinerary yang dilalui/diterbangi oleh airline dengan tidak terputus oleh airlines lainnya walaupun didalamnya terdapat GAP.

+ GAP. Bagian dari rencana perjalanan (itinerary) yang dilalui dengan alat pengangkutan lainnya, kecuali jarak antara dua airport yang terletak pada satu kota yang sama yang melibatkan jenis-jenis transportation diluar dari sebuah schedule service.